Erfolg wächst durch IT-Automation: Skalierbare Prozesse, höhere Effizienz und strategische Zukunftssicherung bei Dehner

Von manuellen Prozessen zu smarter Automatisierung – der Dehner Erfolgsweg

Dehner, Europas größte Garten-Center-Gruppe, steht für Tradition, Innovation und nachhaltiges Wachstum. Mit über 135 Märkten in Deutschland und Österreich und mehr als 5.500 Mitarbeitern legt das Unternehmen höchsten Wert auf Qualität und kontinuierliche Verbesserung.

Die zunehmende Digitalisierung stellte Dehner vor eine zentrale Herausforderung: Wie lassen sich IT-Prozesse so optimieren, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu binden?

Um diesen Ansprüchen auch im Bereich IT gerecht zu werden, entschied sich Dehner, seine internen IT-Prozesse umfassend zu automatisieren. Ziel war es, manuelle Workflows zu reduzieren, die Skalierbarkeit der IT-Landschaft zu erhöhen und bestehende Systeme effizienter miteinander zu vernetzen.

Diese Success-Story zeigt, wie Dehner durch strategische Automatisierung Zeit und Ressourcen einsparen konnte – und gleichzeitig die IT-Sicherheit und Compliance verbesserte.

Erfolge

• 75 % schnellere Onboarding-Prozesse durch standardisierte Workflows
• Jährlich werden mehr als 500 Arbeitsstunden durch Automation eingespart
• Bessere IT-Sicherheit und Compliance dank vollständig überprüfbarer Prozesse
• Vollständige Prozessabdeckung durch Erweiterung von SAP SuccessFactors
• Stärkerer Fokus auf Innovation durch geringeren manuellen Arbeitsaufwand
• Verbesserte Innovation und Benutzerfreundlichkeit durch eine wachsende Widget-Bibliothek

Herausforderung

Manuelle Prozesse und eingeschränkte Skalierbarkeit

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens und einer zunehmenden Anzahl an IT-Anfragen rückte die Frage in den Fokus, wie sich IT-gestützte Prozesse noch effizienter und zukunftssicher gestalten lassen.  

Besonders das On- und Offboarding neuer Mitarbeitender spielte dabei eine zentrale Rolle. Die IT-Administration setzte bereits auf bewährte Workflows, wollte diese aber noch effizienter und skalierbarer aufstellen, um Kapazitäten für strategische IT-Themen zu schaffen.

Die zentralen Herausforderungen:

• Strukturierte Benutzerverwaltung: Bis zu 20 Minuten pro Benutzer mussten aufgewendet werden, um neue Konten in Active Directory, M365 und Exchange einzurichten. Bei bis zu 30 Neueinstellungen pro Woche summierte sich das auf über 12 Stunden Arbeitszeit wöchentlich.
• Effiziente Verwaltung von PowerShell-Skripten: Mit über 300 Skripten verfügte das Unternehmen über eine leistungsfähige Automatisierungsbasis. Die zentrale Steuerung dieser Prozesse bot die Möglichkeit, Wiederverwendbarkeit zu steigern und Abläufe weiter zu beschleunigen.
• Erweiterte Compliance und Prozesssicherheit: Ein transparenter und nachvollziehbarer Umgang mit Skripten war essenziell, um Revisionssicherheit zu gewährleisten und manuelle Eingriffe weiter zu reduzieren.

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Durch den gezielten Ausbau der Automatisierung und Standardisierung der IT-Workflows sollte nicht nur die IT-Abteilung entlastet, sondern auch eine Grundlage für zukunftssichere, skalierbare Prozesse geschaffen werden, die das Unternehmen langfristig unterstützen. Gleichzeitig war das Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung, um diese Abläufe zu vereinfachen und für die gesamte Unternehmensgruppe nutzbar zu machen.

Zielsetzung

IT-Prozesse effizienter und zukunftssicherer gestalten

Um mit dem kontinuierlichen Unternehmenswachstum Schritt zu halten, verfolgte Dehner das Ziel, seine IT-gestützten Prozesse weiterzuentwickeln und nachhaltig zu optimieren.

Anforderungen an die neue Lösung

Besonders wichtig war es, eine zentrale, skalierbare Automatisierung einzuführen, die folgende Verbesserungen erzielt:

• Reduzierung manueller Tätigkeiten, um IT-Ressourcen gezielt für strategische Aufgaben einzusetzen.
• Erhöhung der Compliance und IT-Sicherheit, indem Prozesse nachvollziehbarer und revisionssicher gestaltet werden.
• Optimierung der Berechtigungsverwaltung, um Systemzugriffe effizienter und transparenter zu steuern.
• Sicherstellung einer vollständigen Versionierung und Dokumentation aller Skripte zur besseren Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit.
• Etablierung qualitätssichernder Maßnahmen, die Inkonsistenzen automatisch erkennen, eskalieren und Compliance-Anforderungen in Echtzeit gewährleisten.

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Diese Maßnahmen sollten zu einer einfacheren Verwaltung, höherer Transparenz und reduzierten Fehlerquoten führen, wodurch eine Grundlage für digitale Innovationen und Skalierbarkeit geschaffen wird.

Lösung

IT Automation als strategischer Hebel für Effizienz und Compliance

Die Automatisierung führte zu konkreten Verbesserungen in der Effizienz, Sicherheit und strategischen IT-Ausrichtung. Neben messbaren Zeitersparnissen ermöglichte die Lösung eine stärkere Fokussierung auf Innovationsprojekte und eine nachhaltige Sicherstellung der IT-Compliance.

Kernmaßnahmen der Automationsinitiative:

• Ablösung des alten Windows Jobservers durch eine moderne Automatisierungsplattform zur sicheren Verwaltung und Standardisierung von PowerShell-Skripten und Berechtigungen.
• Automatisierung der On- und Offboarding-Prozesse, wodurch wiederkehrende Aufgaben reduziert und die Skalierbarkeit verbessert wurden.
• Erweiterung der SAP SuccessFactors Integration mit ScriptRunner, um fehlende Automatisierungsfunktionen für Berechtigungsmanagement und HR-Prozesse abzudecken.
• Integration von Matrix42 zur Optimierung des IT-Service-Managements und Nutzung der umfangreichen ScriptRunner Widget-Funktionen, die es ermöglichen, Automatisierungsprozesse direkt in bestehende Anwendungen zu integrieren und so den Bedienkomfort der Mitarbeiter zu erhöhen.

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Nach der erfolgreichen Umsetzung der Automatisierungslösung wurden deutliche Verbesserungen in der IT-Administration und strategischen Ausrichtung sichtbar. Neben der signifikanten Reduktion manueller Aufgaben profitierte Dehner vor allem von effizienteren Abläufen, höherer Compliance-Sicherheit und einer stärkeren Innovationsfähigkeit der IT-Abteilung.

Messbarer Erfolg:

• 75 % schnellere Onboarding-Prozesse → Die Bearbeitungszeit sank von 20 auf 5 Minuten pro Mitarbeiter, wodurch über 500 Arbeitsstunden pro Jahr eingespart werden können.
• Einsparung einer Vollzeitbeschäftigung, da sich IT-Administratoren nicht mehr mit wiederkehrenden Routineaufgaben beschäftigen müssen.
• Erhöhte IT-Sicherheit & Compliance, da alle Skripte revisionssicher dokumentiert, zentral verwaltet und manipulationsgeschützt sind. Die vollständige Nachverfolgbarkeit erleichtert zudem interne und externe Audits, da alle IT-Prozesse nun nachvollziehbar protokolliert werden.
• SAP SuccessFactors deckte nur 40 % der erforderlichen Prozesse ab, die lückenlos durch ScriptRunner auf 100 % ergänzt werden konnten.
• Verbesserte Innovationsfähigkeit, da sich IT-Mitarbeiter nun verstärkt auf digitale Projekte und Prozessoptimierungen konzentrieren können, anstatt repetitive Aufgaben zu bearbeiten.

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Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen konnte Dehner eine effiziente, zukunftssichere IT-Architektur etablieren, die sowohl die IT-Administration entlastet als auch strategische Innovationsprojekte ermöglicht.

Ausblick

Automation als kultureller Bestandteil der IT Strategie

Die Implementierung der Automatisierungslösung war für Dehner nicht nur eine technische Verbesserung, sondern eine strategische Entscheidung, die weit über die IT-Abteilung hinausgeht. Besonders bemerkenswert ist, dass Automatisierung im Unternehmen als gelebte Kultur betrachtet wird.

Die nächsten Schritte der IT Transformation von Dehner:

• End-to-End-Automation für Berechtigungsprozesse, um IT-Workflows vollständig zu automatisieren und manuelle Eingriffe weiter zu reduzieren.
• Ausbau der Automatisierungsinfrastruktur, um eine Testumgebung für neue Automatisierungsprozesse zu schaffen und langfristig noch flexibler zu agieren.
• Erweiterung der Self-Service-Funktionen, um manuelle IT-Anfragen weiter zu reduzieren.

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Durch den Erfolg der bisherigen Maßnahmen wird die Automatisierung künftig auf weitere Unternehmensbereiche ausgedehnt. Die IT-Abteilung wird verstärkt auf prozessübergreifende Digitalisierung und intelligente Workflows setzen, um das Unternehmen noch effizienter zu machen.

Fazit

IT-Automation als Grundlage für nachhaltige Effizienz

Die Automation der IT-Prozesse bei Dehner zeigt, dass effiziente IT Abläufe nicht nur Kosten senken, sondern das gesamte Unternehmen agiler, sicherer und innovationsfähiger machen.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Umsetzung:

• Strategische IT-Automation steigert nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht eine bessere Compliance und IT-Sicherheit.
• Die IT-Abteilung ist von manuellen Prozessen entlastet und kann sich stärker auf digitale Innovationsprojekte konzentrieren.
• Dehner setzt auf Automation als technische Lösung und ein unternehmensweites Konzept, das die Skalierbarkeit und strategische Planung langfristig verbessert.

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Mit dieser digitalen Transformation hat Dehner die Grundlage für eine zukunftssichere, skalierbare und hocheffiziente IT-Architektur geschaffen – und sich damit einen klaren Wettbewerbsvorteil in der digitalen Unternehmenssteuerung gesichert.