Automatisierte und sichere Verwaltung

Aurubis — erfolgreiches Projekt unseres Partners novaCapta

Aurubis, ein langjähriger Kunde unseres Partners novaCapta, stand vor der Quadratur des Kreises: Nach der Migration aller Aurubis-Standorte weltweit auf Microsoft 365 sollte es möglich sein, trotz standardisierter und zentraler Verwaltungsprozesse gleichzeitig lokal unterschiedlich zu agieren. Aber wie passen Zentralisierung und lokale Anpassungen unter einen Hut? Wie war es möglich, Mitarbeitern Handlungsspielraum zu geben, ohne ihnen hohe Administratorrechte einzuräumen? Die Antwort liegt in der Software, zwischen Skripten, Rollen und Rechtevergabe.

Erfolge

• Aurubis zielte darauf ab, seine Microsoft 365-Migration zu zentralisieren und gleichzeitig die vielfältigen lokalen IT-Prozesse zu berücksichtigen.
• Das Unternehmen führte ScriptRunner ein und nutzte PowerShell-Skripte für die standardisierte Aufgabenausführung und Rollenzuweisung.
• ScriptRunner automatisierte Aufgaben, reduzierte den Verwaltungsaufwand, verbesserte die Sicherheit und zentralisierte den Skriptzugriff über alle Standorte hinweg.
• Eine Pilotphase führte zu einem zentralisierten Skript-Repository, das die gemeinsame Nutzung von Skripten und unterschiedliche Dashboards für verschiedene Rollen ermöglichte.

Firma

Die Aurubis AG ist einer der weltweit führenden Anbieter von Nichteisenmetallen und Kupferrecycling. Das Unternehmen verarbeitet komplexe Metallkonzentrate und recycelte Rohstoffe zu Metallen höchster Reinheit. Aurubis beschäftigt an seinen Produktionsstandorten in Europa und den USA rund 7.100 Mitarbeiter und verfügt über ein umfangreiches Service- und Vertriebssystem in Europa, Asien und Nordamerika

Herausforderung

• Die Migration aller Aurubis-Standorte auf Microsoft 365 erfordert eine zentrale Administration bei gleichzeitiger Erfüllung der lokalen Anforderungen
• Bestimmte IT-Prozesse erfordern ein Verfahren, das sich lokal voneinander unterscheidet
• Administratoren sind auf standardisierte Prozesse angewiesen, um Aufgaben zu delegieren
  
  

Lösung

• Einsatz von ScriptRunner auf Basis der PowerShell-Skriptsprache mit vordefinierten Skripten zur Aufgabenausführung
• Rollenzuweisung mit ausreichenden Rechten für Administration und Helpdesk
• Standardisierung und Automatisierung der Prozesse für eine qualitativ hochwertige Aufgabenausführung
  
  

Vorteil

• Standardisierte und automatisierte Ausführung und Delegation von Prozessen
• Reduzierter Verwaltungsaufwand dank Delegation an den Helpdesk
• Gesicherte Qualität durch vordefiniertes Skriptdesign für den Helpdesk
• Höhere Sicherheit durch eine geringe Anzahl von Administratorrechten auf hoher Ebene
• Zentralisierte Plattform für die standortübergreifende Nutzung der Skripte

Die Aurubis AG stand vor der Herausforderung, alle ihre Standorte in die Microsoft 365-Umgebung zu migrieren. Trotz zentralisierter Verwaltungsprozesse war es auch notwendig, dezentrale Prozesse zu ermöglichen. Ausschlaggebend war dabei, dass bestimmte Aufgaben von Standort zu Standort unterschiedliche Prozesse erfordern. Dazu gehören beispielsweise IT-Prozesse für das Onboarding, die Administration und das Offboarding von Mitarbeitern. Ein dezentrales Element sollte es den lokalen IT-Administratoren ermöglichen, Prozesse eigenständig und schnell anzupassen. Ebenso bestand das Ziel darin, Aufgaben an den Helpdesk zu delegieren.

Effiziente und einfache Erledigung von Routineaufgaben mit ScriptRunner

Basierend auf der PowerShell-Skriptsprache wurde ScriptRunner verwendet. Es entlastet das IT-Administrationspersonal von Routineaufgaben, indem es dem Helpdesk ermöglicht, die Arbeit mit vordefinierten Skripten zu übernehmen. Insbesondere die Standardisierung und Automatisierung der Skripte mit der geführten Eingabe von Werten sorgt für einen geringen Verwaltungsaufwand und reduziert Eingabefehler. Gleichzeitig benötigen die vordefinierten Skripte nur eine geringe Anzahl von Mitarbeitern mit hohen Administrationsrechten, was die Sicherheit der Skripte und Zugriffe deutlich erhöht.

Pilotphase für eine erfolgreiche Umsetzung

Der erste Schritt für das Projekt war die Entwicklung eines Standortverwaltungskonzepts, in dem die lokalen Anforderungen an die IT-Administration definiert wurden. Darauf aufbauend identifizierte ein Pilotteam durch Anwendungsfallanalysen die notwendigen Funktionen, um sie später für eine einfache Bedienung und Implementierung in ScriptRunner aufzunehmen. Typische Anwendungsfälle bezogen sich auf die Benutzerverwaltung und umfassten das automatische Löschen von Benutzern, die Handhabung von M365-Lizenzen oder die Einstellung des Out-of-Office-Agenten. Im Falle einer entsprechenden Aufgabe wurde festgestellt, dass in Zukunft eine automatisierte Ausführung der Aufgaben erfolgen könnte.

Zentralisierte Erstellung und dezentrale Verwendung von Skripten

Nach der Pilotphase wurde in ScriptRunner ein zentrales Repository für die PowerShell-Skripte erstellt, sodass diese zentral verfügbar sind. Dadurch können Skripte nach ihrer Erstellung standortübergreifend gemeinsam genutzt werden. Standorte profitieren voneinander, da ein Skript nur einmal erstellt werden muss und bei Bedarf von allen verwendet werden kann. Die vorbereiteten Skripte ermöglichen es dem Helpdesk, Aufgaben auszuführen, für die zuvor hohe Administratorrechte erforderlich waren.

Verschiedene Rollenzuweisungen und Ansichten

Die Administration und der Helpdesk arbeiten in einem individuellen Dashboard, das sich je nach den vergebenen Rechten unterscheidet. Dadurch sind für Mitarbeiter im Helpdesk andere Funktionen sichtbar als in der Verwaltung.

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