IT (R) evolution bei BEIT

Die Automatisierung einer gewachsenen, heterogenen Infrastruktur

Eine über Jahrzehnte gewachsene IT-Infrastruktur sollte modernisiert und vereinfacht werden — ohne Unterbrechungen oder kostspielige Beratungsprojekte. Das Unternehmen verfügte nur über eine angemessene Personalstärke, aber mit dem richtigen internen Fachwissen automatisierte BEIT komplexe Aufgaben und reduzierte den Arbeitsaufwand für das Support-Team der zweiten Ebene erheblich. Mithilfe von ScriptRunner konnte BEIT einen entscheidenden Sprung nach vorne machen und die IT-Administration der MERKUR GROUP auf den Weg in eine moderne, automatisierte Zukunft bringen. Bei laufendem Betrieb setzt BEIT die Reise fort. Der nächste Schritt wird die Anbindung an das neue Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem sein.
BEIT schätzt ScriptRunner als flexible Automatisierungsplattform, die perfekt auf die Kundenanforderungen zugeschnitten werden kann und daher ein unverzichtbarer Bestandteil einer modernen Automatisierungsstrategie ist.

Erfolge

• Zufriedenes Management: Die zunehmende Komplexität im IT-Betrieb wird sicherer und mit besserer Qualität bewältigt — ohne höhere Personalkosten.
• Wichtiger Zwischenschritt: Vereinfachung wiederkehrender Aufgaben und Prozesse.
• Während des Betriebs: Keine Umwälzungen, aber ständige Umsetzung von Anwendungsfällen und schrittweiser Ausbau der Automatisierung möglich.
• Durchgängige Automatisierung: ScriptRunner wird zu einer Plattform für unternehmensweite Automatisierung, indem es sich mit Drittsystemen wie dem IAM-System verbindet.
• Das User Lifecycle-Projekt ist ein Leuchtturmbeispiel für eine moderne, automatisierte IT-Administration.

Firma

Die BEIT GmbH ist ein Komplettanbieter für IT-Lösungen innerhalb der MERKUR GROUP, einer familiengeführten, international tätigen Unternehmensgruppe der Unterhaltungs- und Freizeitbranche. Seit den Anfängen als Ein-Mann-Betrieb im Jahr 1957 ist die Zahl der Mitarbeiter durch organisches Wachstum und Akquisitionen auf rund 15.000 angewachsen — mit einer entsprechend heterogenen, weiterentwickelten IT-Systemlandschaft.

Herausforderung

Modernisierung einer gewachsenen IT-Infrastruktur

BEIT sah sich mit den typischen Herausforderungen einer heterogenen IT-Infrastruktur konfrontiert. Ziel war es, die Systemlandschaft zu modernisieren und die IT-Administration zu vereinfachen. Ein Schritt war beispielsweise der Umstieg von Lotus Notes auf Exchange. Dadurch rückte das Thema PowerShell in den Fokus. Für Aufgaben, die manche wohl als „Strafarbeit“ bezeichnen würden, wurden Skripte geschrieben — ein Schritt zur vollständigen Automatisierung von Routineaufgaben. Neben der Modernisierung und Zukunftssicherheit bestand ein weiteres Ziel in der Bewältigung der zunehmenden Komplexität.

Vereinfachung wiederkehrender Aufgaben

Während das BEIT-Team zunächst rund 3.000 Benutzerkonten verwaltete, verdoppelte sich die Zahl schnell mehr als und konnte nicht mehr manuell verwaltet werden. Aus Sicht des Managements gab es zwei Möglichkeiten, mit diesem Wachstum umzugehen: Mehr Mitarbeiter einzustellen oder den Arbeitsaufwand durch Automatisierung nachhaltig zu reduzieren. Scripting hilft dabei, Routinen zu automatisieren, aber Mathias Tegeler, Head of Distributed Systems, war sich bewusst, dass er nicht jeden Mitarbeiter für PowerShell begeistern konnte. Was ist zu tun? Er benötigte eine Automatisierungslösung, mit der komplexe Aufgaben sicher automatisiert und delegiert werden konnten, sodass auch Mitarbeiter mit geringen oder gar keinen PowerShell-Kenntnissen diese Aufgaben sicher ausführen konnten.

Lösung

Erster Schritt: Automatisieren Sie komplexe Aufgaben

Als Manager weiß Mathias Tegeler, wie wichtig es ist, alle Teammitglieder mit ins Boot zu holen. Er ist sich bewusst, dass nicht alle IT-affinen Kollegen eine Leidenschaft für das Scripting haben. Das müssen sie nicht — das Scripting wird von den PowerShell-Profis im Team erledigt, die wirklich Spaß am Scripten haben. Die Ideen kommen aus dem gesamten Unternehmen und die Anwendungsfälle werden nacheinander umgesetzt.
Das bedeutet, dass BEIT alle zwei Wochen ein Online-Meeting abhält, um zu besprechen, welche Anwendungsfälle bereits umgesetzt wurden und welche Ideen noch in der Pipeline sind. Ihre Automatisierungsideen werden dann in Confluence dokumentiert. Diejenigen, die die ersten Ideen liefern und diejenigen, die irgendwann mit ihnen arbeiten, müssen sich keine Gedanken über das Scripting machen.
„Für mich ist es wichtig, dranzubleiben und meine Kollegen zu ermutigen, Aufgaben nicht wie gewohnt manuell zu lösen, sondern sie in Aktionen umzusetzen“, sagt Mathias Tegeler, der auch seine Rolle als Manager darin sieht, ScriptRunner als erste Wahl für alle zu etablieren. Er hält Automatisierung für alle auf der Tagesordnung.

Benutzerverwaltung — erster großer Erfolg

BEIT hat bei der Automatisierung der Benutzerverwaltung viel Zeit gespart. Natürlich wurden einzelne Skripte bereits seit einiger Zeit verwendet, um wiederkehrende Aufgaben zu erledigen. Aber durch die Kombination mehrerer ScriptRunner-Aktionen (bestehend aus Skripten, Zielen und Abfragen) wurde der gesamte Onboarding-Prozess beschleunigt und vereinfacht. Dank ScriptRunner können nun auch Personen mit wenig bis gar keinen PowerShell-Kenntnissen Benutzer erstellen, ohne dass ihnen hohe Administratorrechte erteilt werden müssen: Name? Datum des Eintritts? Home-Verzeichnis? Terminalserver-Profil? VPN-Zertifikat? Es gibt noch ein paar Eingabefelder und Checkboxen zum Ankreuzen, der Rest läuft automatisiert und sicher ab. Mathias Tegeler erinnert sich: „Wir hätten nie gedacht, dass das so einfach funktioniert — auf Knopfdruck! Das ist eine deutliche Verbesserung, die viel Zeit spart und gleichbleibend hochwertige Ergebnisse liefert.“
Die Vereinfachung der wiederkehrenden Prozesse ist ein wichtiger Zwischenschritt für das Unternehmen. In Zukunft erhält jeder Nutzer eine zentrale, eindeutige ID. Parallel zur Erweiterung von ScriptRunner implementiert BEIT ein Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem (IAM). Dies bringt die Automatisierung des gesamten Benutzerlebenszyklus näher.

Schritt zwei: Aufgaben delegieren

Sobald eine Aufgabe automatisiert wurde, kann sie dem Second-Level-Support zur Verfügung gestellt werden. Mathias Tegeler ist zufrieden: „Wir geben mehr Menschen die Möglichkeit, Aufgaben zu erledigen, die eigentlich nur mit Skripten funktionieren.“ Die Zufriedenheit der Nutzer steigt, da Tickets jetzt viel schneller bearbeitet werden.
Benutzerverwaltung, Zertifikatsverwaltung, Terminalserverprofile, Gruppenmitgliedschaften — alles automatisierte Routineaufgaben, die nur noch ausgelöst und nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen, reduzieren den Arbeitsaufwand des Second-Level-Supports spürbar und geben ihm mehr Zeit, knifflige Fälle zu lösen. Das Unternehmen sieht hier noch mehr Potenzial und implementiert kontinuierlich Anwendungsfälle.

Schritt drei: Integrieren Sie das IAM-System

ScriptRunner wurde noch nicht mit anderen Systemen verbunden. Mathias Tegeler hat jedoch das Potenzial der Webservice-Connectoren und der REST-API erkannt — seine Vision: „Sobald wir ein IAM-System eingerichtet haben, können wir natürlich die vorhandenen Module nutzen. Der nächste Schritt ist die Automatisierung mit Daten, die aus dem Identitätsmanagementsystem stammen.“

Ergebnis

Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von ScriptRunner können auch Personen ohne Skriptkenntnisse Stammdaten eingeben und komplexe IT-Aufgaben mithilfe von Checkboxen automatisch ausführen. Der Second-Level-Support wird merklich entlastet. Dank ScriptRunner kann die zunehmende Komplexität der IT-Administration in einer wachsenden Unternehmensgruppe bewältigt werden, ohne dass der Personalbedarf steigt.